Quem administra uma clínica sabe que a pergunta “quanto custa um sistema” nunca tem resposta única. O preço depende do que você espera do sistema: se ele apenas marca horários, se acompanha o funil comercial, ou se conecta a operação inteira, do primeiro contato ao recebimento. Antes de comparar mensalidades, vale entender o que está realmente sendo contratado.
O que um sistema de clínica precisa cobrir de verdade
Uma clínica que vende procedimentos de alto valor não vive só de agenda. A jornada de um paciente passa por atendimento no WhatsApp, qualificação do lead, avaliação, proposta, agendamento, prontuário, realização, financeiro e acompanhamento. Cada etapa gera informação que a próxima precisa enxergar.
Quando o sistema cobre só um pedaço dessa jornada, o restante volta para planilhas, grupos de mensagem e memória da equipe. O software fica barato, mas a operação fica cara: alguém precisa reconciliar tudo manualmente no fim do mês. Por isso, o primeiro critério de custo não é o preço da ferramenta, e sim quanto da jornada ela consegue segurar sem retrabalho.
Um bom sistema para clínica deveria dar, no mínimo, dono para cada lead, próximo passo visível, histórico de conversa vinculado ao paciente, agenda conectada ao prontuário e financeiro ligado ao que foi vendido e realizado. Quanto mais dessas frentes vivem no mesmo lugar, menos a clínica depende de conferência manual.
Faixas de preço do mercado
O mercado brasileiro de software para clínicas trabalha, na prática, com quatro camadas de preço, cada uma resolvendo um problema diferente.
Agenda online e prontuário básico. É a entrada mais barata, geralmente cobrada por profissional ou por volume de agendamentos. Resolve o “onde marco o horário” e o registro clínico, mas não acompanha lead, proposta nem financeiro de forma integrada. Serve para consultórios que ainda não vendem procedimentos com ciclo comercial.
CRM isolado. Ferramentas de CRM genérico acompanham funil, follow-up e às vezes WhatsApp. O problema é que foram desenhadas para vendas de qualquer setor, não para a jornada de um paciente. Elas custam pela quantidade de usuários ou contatos e, quase sempre, precisam ser costuradas a uma agenda e a um prontuário separados.
Sistemas de gestão clínica tradicionais. Cobrem prontuário, agenda, faturamento e, em alguns casos, TISS. São robustos no lado assistencial e administrativo, mas costumam ser fracos no comercial: o lead que chegou pelo WhatsApp e ainda não virou paciente fica de fora.
Sistema operacional completo. É a camada que conecta comercial, atendimento, agenda, prontuário, financeiro e cirurgia na mesma linha. Custa mais que uma agenda avulsa, mas substitui várias assinaturas e elimina o trabalho de sincronizar ferramentas. É a faixa em que o OrbisCXM se posiciona.
O custo invisível das ferramentas separadas
O erro mais comum ao comparar preço é somar só as mensalidades. O custo que não aparece na fatura é o da operação fragmentada.
Quando o WhatsApp vive em um aplicativo, o funil em outro, a agenda em um terceiro e o financeiro em uma planilha, a clínica paga três vezes: nas assinaturas, no tempo da equipe reconciliando dados e nas oportunidades perdidas quando um lead esfria sem ninguém perceber. Um paciente que falou com duas pessoas diferentes e precisou repetir a história é atrito invisível. Uma proposta enviada e nunca acompanhada é receita que evaporou sem deixar rastro no relatório.
Esse custo raramente entra na conta na hora da decisão, mas é ele que faz duas clínicas com a mesma mensalidade terem margens completamente diferentes. Um sistema que segura a jornada inteira costuma sair mais barato que a soma das partes, justamente porque remove o trabalho de conciliação manual entre elas.
Como o OrbisCXM precifica
O OrbisCXM publica os preços abertamente, sem “fale com o comercial” para descobrir quanto custa. São quatro planos, escolhidos pelo tamanho e pela complexidade da operação:
| Plano | Preço | Para quem |
|---|---|---|
| Starter | R$ 197/mês | Consultórios organizando o primeiro funil, com CRM, agenda, prontuário, WhatsApp oficial e Jornadas de automação. |
| Professional | R$ 999/mês | Clínicas que vendem procedimentos e precisam de previsibilidade, com financeiro avançado, conciliação e faturamento TISS. |
| Enterprise | R$ 2.499/mês | Clínicas cirúrgicas e operações com múltiplas unidades, incluindo Projetos cirúrgicos com etapas, documentos e OPME. |
| Corporate | R$ 4.999/mês | Grupos de clínicas com operação crítica, CSM dedicado e SLA contratual. |
Todos os planos começam com 14 dias de trial usando os recursos do Enterprise liberados, e o plano anual equivale a dez mensalidades, com dois meses grátis. Os limites de cada plano, como contatos engajados por mês e armazenamento, estão detalhados na página de planos, com a tabela comparativa completa.
Vale um esclarecimento sobre um número que confunde na comparação: “contatos engajados” não é o tamanho da sua base, e sim quantos contatos tiveram conversa ativa no mês. Uma clínica com dez mil pacientes cadastrados pode conversar ativamente com uma fração disso a cada mês, então o limite do plano tende a acomodar mais operação do que parece à primeira vista.
Como escolher pelo tamanho da operação
A regra prática é simples: escolha pelo estágio da sua operação, não pela lista de funcionalidades mais longa.
Se você ainda está estruturando o primeiro funil e quer parar de perder lead no WhatsApp, o Starter cobre o essencial. Se a clínica já vende procedimentos, emite faturamento e precisa fechar o financeiro sem planilha, o Professional é o degrau natural, porque adiciona conciliação e financeiro avançado. Se você realiza cirurgias ou opera em mais de uma unidade, o Enterprise existe justamente para isso: Projetos cirúrgicos, controle de OPME e múltiplas unidades são recursos desse nível. E se você administra um grupo de clínicas com operação crítica, o Corporate acrescenta acompanhamento dedicado e SLA contratual.
A vantagem de começar com o trial de 14 dias e recursos Enterprise é que você experimenta o topo antes de decidir o degrau. Assim a escolha do plano vem da sua operação real, não de uma projeção.
Se você ainda está na dúvida entre um CRM e uma camada mais completa, vale ler CRM para clínicas ou CXM e sistema operacional para clínicas vs. CRM e agenda online. Eles ajudam a enxergar onde o preço se justifica e onde ele só empurra o custo para outro lugar.